Cómo hacer un inventario de IA en una empresa: cuatro columnas para empezar

Una empresa no puede decidir medidas proporcionadas si no sabe qué sistemas de IA utiliza. El artículo 4 no impone un formulario llamado «inventario», pero la Comisión recomienda empezar por entender qué IA hay y para qué se usa.

El inventario es el punto de partida, no el entregable final

El objetivo no es producir una lista de marcas. Es describir cada uso con suficiente contexto para decidir quién necesita orientación, qué riesgo debe entender y qué evidencia conviene conservar.

Columna 1: herramienta y finalidad

Anota el sistema, su proveedor y la tarea concreta. «ChatGPT» dice poco. «Preparar primeros borradores de propuestas comerciales con revisión humana» permite evaluar el contexto.

Columna 2: personas y papel

Identifica qué equipos lo usan, quién supervisa el resultado y si otras personas lo operan en nombre de la empresa. Dirección, RRHH y soporte no necesitan siempre la misma medida.

Columna 3: contexto y posibles efectos

Registra qué puede ocurrir si el sistema se equivoca o se usa mal. No es lo mismo resumir una reunión que filtrar candidaturas, priorizar clientes o responder a una persona sin revisión.

Columna 4: medida, fecha y responsable

Asigna una acción concreta: regla de uso, guía, sesión, revisión supervisada o formación específica. Añade responsable, fecha prevista y evidencia que quedará.

• Sistema y finalidad concreta.
• Personas que lo usan o supervisan.
• Contexto, riesgo y posibles afectados.
• Medida, responsable, fecha y evidencia.

Qué no demuestra por sí solo

El inventario no certifica cumplimiento ni sustituye una valoración jurídica. Convierte un uso difuso en decisiones revisables y permite que el asesor legal valide los puntos que lo necesiten.